Doklady

Faktury od dodavatelů a účtenky z hotovosti na jednom místě. PROVOS z nahraného dokladu vytěží údaje, porovná je s objednávkou a příjemkou a připraví je k úhradě a do účetnictví.

Nahrání faktury

1. Doklady → Faktury → Nahrát fakturu.
2. Vyberte PDF nebo fotku dokladu.
3. Aplikace z dokladu vytěží údaje a předvyplní formulář — dodavatele, číslo faktury, variabilní symbol, datum vystavení, splatnost, položky, ceny.
4. Projděte, co se předvyplnilo, opravte, co je potřeba, a uložte.

Vytěžení je návrh, ne hotová věc

Údaje se uloží, až je potvrdíte. U nekvalitní fotky nebo neobvyklého rozvržení faktury se něco vytěžit nemusí — doplňte to ručně, doklad se tím nerozbije.

Fakturu jde samozřejmě zadat i rovnou ručně, bez nahrávání souboru.

Co je na detailu faktury

• Hlavička — dodavatel, provozovna, číslo faktury, variabilní symbol, vystaveno, splatnost, způsob úhrady, uhrazeno, poznámka.
• Položky — popis, množství, cena za jednotku. Dole je kontrola Celkem podle dokladu proti součtu z položek; rozdíl je obvykle překlep.
• Příjemka — příjemka, se kterou se faktura porovnává. Podle ní se kontroluje množství i cena.
• Soubor faktury — originál, ke kterému se dá kdykoli vrátit.

3-way match: objednávka, příjemka, faktura

Sloupec Párování říká, jestli tři doklady drží pohromadě:

Štítek	Co znamená
3/3 shoda	objednávka, příjemka i faktura sedí
2/3 shoda	jeden z dokladů chybí, nebo dodavatel fakturuje po částech
Chyba ceny	fakturovaná cena se liší od ceny na objednávce
Chyba množství	fakturuje se jiné množství, než kolik se přijalo
Nespárováno	fakturu se nepodařilo spojit s příjemkou

Rozdíly do jednoho procenta se berou jako zaokrouhlení a shodu nenaruší. Fakturovat míň řádků, než dorazilo, je v pořádku — dodavatel může fakturovat po částech.

Tohle je místo, kde se vydělávají peníze

„Chyba ceny“ znamená, že dodavatel účtuje jinak, než bylo domluvené. Pár takových položek měsíčně zaplatí celý systém. Vyplatí se mít filtr chyb otevřený při každém zpracování faktur.

Stavy faktury

Stav	Co znamená
Nová	nahraná, ještě neprošla vytěžením
Vytěžena	údaje jsou předvyplněné, čekají na kontrolu
Vyžaduje kontrolu	něco nesedí a člověk se na to musí podívat
Čeká na schválení	prošla kontrolou, čeká na schvalovatele (tarif OS)
Schválena	připravená k úhradě
Uhrazena	spárovaná s platbou z banky
Zamítnuta	neproplácí se

Vedle toho je sloupec Účetnictví: Účetnictví čeká, Připraveno, Odesláno do POHODY, Zaúčtováno, nebo Chyba.

Tarif OS

Schvalování dokladů a účetní export do POHODY patří do tarifu OS. V LITE OS doklady evidujete, párujete a platíte, jen bez schvalovacího kolečka a účetního konektoru.

Hledání a filtry

Vyhledávací pole hledá podle dodavatele, čísla faktury, variabilního symbolu i částky. Filtry nad seznamem oddělují po splatnosti a doklady s chybou — s těmi dvěma se pracuje nejčastěji.

Účtenky

Doklady → Účtenky jsou drobné nákupy v hotovosti: obchod, datum, částka, způsob platby a položky. U položky se dá vybrat surovina, a nákup se tak dostane na sklad i do nákladů. Když se surovina nehodí, nechte Bez suroviny — doklad se eviduje dál.

Zaškrtnutí Zaplatil zaměstnanec označí účtenku, kterou je potřeba někomu vrátit.

Když se doklad nespáruje

1. Otevřete fakturu a podívejte se na Příjemku — je k ní vůbec nějaká?
2. Chybí-li, zboží nejspíš nebylo přijato přes příjemku. Doplňte ji v Nákupu.
3. Sedí-li příjemka, porovnejte Položky řádek po řádku. „Chyba ceny“ se řeší s dodavatelem, ne přepsáním faktury.
4. U rozdílu v součtu zkontrolujte Celkem podle dokladu proti součtu z položek.